Teletreball pel coronavirus? Aspectes que cal tenir en compte

La crisi pel coronavirus està implantant el teletreball a marxes forçades. Aquest dilluns la Comunitat de Madrid i la ciutat de Vitòria han recomanat incorporar-lo a les empreses que puguin. Per executar aquesta mesura són tan necessàries les aplicacions (tecnologia) com adoptar nous procediments. Aquestes són algunes de les possibilitats.

Dispositius

Per treballar des de casa hem de tenir, com és lògic, un ordinador prou potent. La possibilitat més recomanada pels experts per dur a terme aquestes tasques és implementar una connexió VPN (virtual private network) que et permeti crear una xarxa local sense necessitat que els seus integrants estiguin físicament connectats entre si, sinó a través d'internet.

L'accés obert a la xarxa pròpia d'una empresa a través d'internet no és aconsellable des del punt de vista de la seguretat, atès que fins i tot si l'accés està protegit amb una contrasenya, aquesta podria ser detectada en un punt d'accés wifi públic, per exemple. Una xarxa VPN, en canvi, redueix el risc, ja que permet protegir l'accés amb una connexió xifrada, de manera que el treballador tindria el mateix accés que si fos presencialment a l'oficina.

Comunicació

La comunicació és bàsica en aquestes circumstàncies. Per això, el mercat ofereix diverses eines que faciliten el contacte (gairebé) presencial. Una de les més esteses és Slack, una plataforma que permet crear xats en grup –un per cada departament o secció–, intercanviar documents i fins i tot fer conferències amb vídeo. Està pensat per a intercanvis d'informació ràpids que necessiten arribar a molta gent sense haver de crear una nova conversa per a cada petit assumpte. Permet, a més, la integració amb Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype. Microsoft disposa de l'eina Teams. La companyia, a més, ofereix una subscripció gratuïta de sis mesos.

També hi ha la proposta de Yac, una startup que acaba de tancar una ronda de finançament d'1,5 milions de dòlars (1,3 milions d'euros) que proposa l'intercanvi d'arxius d'àudio, a l'estil dels missatges de veu de WhatsApp. Una cosa així com una versió renovada de walkie talkie.

Hi ha altres opcions, com Spike, que no requereixen crear un compte i treballen sobre el compte de correu electrònic. Rocket Chat és una alternativa gratuïta a Slack de codi obert. Aquest programari de missatgeria es va llançar el 2016 i té nombrosos membres dins de la comunitat de desenvolupadors de GitHub.

Un altre rival de Slack és Flock, una aplicació de missatgeria d'origen indi, en plena expansió internacional, que després d'abordar el mercat dels Estats Units va aterrar el gener del 2017 a Espanya i al Regne Unit i el març passat a Rússia i el Brasil, sempre amb versions en l'idioma respectiu de cada un d'aquests països. L'eina assegura que la seva interfície d'usuari és "molt més simple, neta i intuïtiva" que la del seu principal competidor.

Gestió

La comunicació no ho és tot, també hem de gestionar d'alguna manera el flux de treball. Hi ha una eina de gestió de projectes com Asana, que permet compartir i emmagatzemar informació en línia, descartar i crear tasques o enviar i rebre feedback. També hi ha les Google Apps, un conjunt d'aplicacions basades en el núvol ideades per treballar en línia. Trello és una altra de les alternatives preferides. És un programari i una aplicació per al mòbil basats en el mètode Kanban, un sistema japonès que proposa anar pas per pas: tasca proposada, tasca en execució, tasca executada. Funciona sota un model freemium i funciona a partir de taulers i targetes. 

També caldrà portar un control dels horaris. Per això poden ser d'utilitat eines com Toggl, que serveix per apuntar les hores de treball, analitzar-les i reorganitzar-les si algú està desbordat. Per controlar l'horari també és útil Cucorent.

De tant en tant caldrà fer reunions. L'eina més utilitzada per a trobades i entrevistes de feina a distància continua sent Skype, propietat de Microsoft, tot i que comencen a imposar-se altres alternatives, com Hangouts, Jitsi, ooVoo, Zoom Meeting, GoToMeeting i Meet de Hangouts.

Hi ha tecnologies, com les que ofereix Virtway, una empresa espanyola que crea mons en 3D amb realitat virtual per dur a terme cursos de formació o celebrar una conferència amb companys de qualsevol llocs del món sense deixar el nostre lloc de treball. 

Procediments

Molt més important que la tecnologia que s'utilitzi, són els procediments que se segueixin, segons apunten tots els experts. Entre els factors clau hi ha la gestió dels horaris i temps amb els teletreballadors. Cal trobar moments per a les tasques individuals i grupals, el mesurament del rendiment dels treballadors amb l'equip de treball i l'establiment clar de les tasques que corresponen. Però també els temps límit per portar-les a terme i les regles que han d'acatar els membres de cada grup. En general, les tasques remotes s'assignen per objectius.

Els experts, a més, recomanen l'existència de l'anomenat e-líder (el cap virtual). Serà seva la tasca de dissenyar, planificar, delegar, comunicar, gestionar la feina i avaluar resultats. L'alternativa, que la distància faci que cada treballador treballi a diferents velocitats i amb diversos criteris.

En general, convé qui faci teletreball separi els espais de convivència familiar de la seva responsabilitat laboral, de manera que s'aconsegueixi establir límits entre la feina i l'esfera personal.